«Большой брат» в офисе
Опубликовано: 14.11.2018
Системы учета рабочего времени помогают ответить на важные для любого руководителя вопросы: за что я плачу работнику зарплату и как мне повысить эффективность команды? Контролируя, сколько времени сотрудники реально находятся на рабочем месте и чем они в это время занимаются, можно выявить «слабое звено» в коллективе, тормозящее рабочий процесс и сводящее на нет эффективность работы других сотрудников. Кроме этого, наличие неоспоримых аргументов в виде системных отчетов за период позволит разрешить любые споры касательно того, кто чем на самом деле занимается и в каком объеме, а в случае, когда это будет необходимо, уволить сотрудника за невыполнение обязанностей или нарушение трудовой дисциплины. В то же время учет рабочего времени можно использовать не только в качестве «кнута», но и как «пряник». Поощрения можно ввести, например, за переработки или отсутствие опозданий.
Программа учета рабочего времени «Большой брат», гибкий график в офисе
СКУД
Контролировать соблюдение трудовой дисциплины среди сотрудников можно, используя систему электронных пропусков (пластиковые карты с чипом). Программно-аппаратные комплексы, реализующие эту возможность, называются СКУД (система контроля и управления доступом). Их основная функция состоит в ограничении доступа внутрь помещения. Однако с помощью специального ПО систему можно «научить» и многому другому.
Реалити-шоу "Офис" 2006-выпуск 1
Достоинства учета рабочего времени с помощью СКУД в том, что эта система способствует поддержанию трудовой дисциплины, в любой момент предоставляя руководителю исчерпывающую информацию о том, как часто сотрудник опаздывал, уходил домой раньше окончания рабочего дня, выходил на улицу покурить или вообще не появлялся в офисе. Основываясь на этих данных, можно понять, действительно ли работники, не выполняющие свои обязанности вовремя, завалены работой и не успевают все делать. Имея на руках факты, можно как оштрафовать, так и уволить особо «отличившихся». Но есть и недостатки: эта система никак не поможет ответить на вопрос, чем занимался сотрудник на рабочем месте, эффективно распределить обязанности. Кроме этого, внедрение СКУД — мера весьма затратная и для малых предприятий порой попросту нерациональная. И, наконец, даже имея на предприятии установленную и настроенную систему, необходимо приложить немало усилий для того, чтобы заставить сотрудников всегда пользоваться своими пропусками, постоянно контролируя это, что может вызвать недовольство в коллективе.
Когда идет речь о внедрении электронных пропусков, необходимо знать следующее. Все СКУД можно разделить на две большие группы. Автономные не связаны с компьютером, дешевле и проще в обслуживании, когда речь идет о нескольких точках контроля. Однако они не могут реализовывать дополнительные функции. Сетевые же СКУД позволяют удаленно контролировать и настраивать множество точек, а также вести базу персонала, учет рабочего времени, интегрироваться с системами видеонаблюдения, охранной и противопожарной сигнализацией. Соответственно, чтобы контролировать время прихода и ухода сотрудников с помощью СКУД, нужно выбрать сетевую систему. Так как она состоит из множества компонентов и требует настройки, ее установку придется поручить специалисту либо воспользоваться услугами сторонней компании, которая подберет и настроит все составные части системы, совместимые друг с другом и удовлетворяющие требованиям конкретного предприятия.
СКУД состоит из преграждающего устройства (это могут быть различные электромагнитные, электромеханические и прочие замки, турникеты, шлагбаумы или даже шлюзовые кабины, используемые там, где требуется повышенный уровень безопасности), идентификатора (обычно выполненного в виде карточки с RFID-меткой, Touch memory или устаревающей магнитной полосой), считывателя с контроллером, конвертера, обеспечивающего связь элементов системы с сетью, и компьютера с установленным специальным ПО. Кроме этого, необходимо вспомогательное оборудование, такое как кабели, доводчики дверей и прочее. В общем, система сложная и недешевая.
Контроль работы на компьютере
Проконтролировать, на что тратит время офисный сотрудник, способны специальные приложения, следящие за действиями пользователя компьютеров. Разумеется, существуют их корпоративные версии, позволяющие системному администратору и руководителю иметь доступ ко всем данным любого компьютера в локальной сети предприятия. Это такие программные продукты, как StaffCop Standard, Mipko Employee Monitor, Ammyy Admin и прочие.
Чтобы у сотрудников не было соблазна читать анекдоты в рабочее время, можно просто заблокировать определенные приложения и веб-сайты (чаще всего блокируют блоги, соцсети и мессенджеры). Но не стоит забывать о том, что сегодня почти каждый имеет смартфон или планшет с дешевым и быстрым мобильным интернет-соединением, поэтому такой запрет не остановит тех, кто привык быть «всегда онлайн», зато блокировка ресурсов может стать поводом для недовольства сотрудников и негативного отношения к руководству компании. К тому же некоторым сотрудникам подобные сервисы необходимы для работы — это администраторы корпоративных сообществ в социальных сетях, работники интернет-магазинов с возможностью обратиться за поддержкой через Skype, менеджеры, управляющие фрилансерами и другие.
Более мягким и эффективным является отслеживание статистики посещений веб-страниц. Таким образом можно узнать, кто из сотрудников больше всех проводит времени в социальных сетях, и если при этом эффективность работы вас не устраивает — принять в отношении нерадивых работников дисциплинарные меры.
Приложения для учета рабочего времени предоставляют и детальную статистику активности пользователя за компьютером, которая собирается на основании движения курсора мыши, нажатий на клавиши, времени работы в различных приложениях.
Еще один способ узнать, чем занимаются сотрудники в течение рабочего дня, — функция автоматического снятия снимков экрана через заданные интервалы. Правда, подобные данные программа не сможет обработать в виде отчета, а анализировать их вручную — не самое рациональное решение, да и сотрудники, узнав о такой слежке, не будут рады. Однако в отдельных случаях, когда необходимо проявить пристальное внимание к конкретному работнику, этот метод будет действенным.
Также подобные приложения могут повысить безопасность информации, предотвращая утечки с помощью мониторинга зашифрованного трафика, электронной почты, блокировки разъемов USB на компьютере.
IP-телефония
Осуществлять мониторинг эффективности работы сотрудников, общающихся с клиентами по телефону (менеджеры по продажам, сотрудники интернет-магазинов, службы поддержки и т.д.) возможно, используя IP-телефонию.
Преимуществами этого решения являются низкие тарифы и высокое качество связи, почти безграничная возможность расширения количества внутренних номеров, многоканальность, быстрое подключение, широкие возможности переадресации, сокращение расходов на ремонт и модернизацию, оптимизация затрат и времени при открытии новых офисов. Но кроме этого, IP-телефония позволяет и контролировать работу сотрудников.
В первую очередь важна возможность ведения статистики. С помощью отчетов, показывающих количество исходящих и входящих вызовов, пропущенных звонков, можно оценить эффективность работы целых отделов и отдельных сотрудников. Например, если продажи одного из менеджеров ощутимо ниже, чем у других, стоит обратить внимание, возможно, он часто отсутствует на рабочем месте и не берет трубку или же сам мало обзванивает клиентов.
Если количество отработанных клиентов в пределах нормы, можно обратиться к записям разговоров. С их помощью можно проконтролировать корректность проведения переговоров, разрешить возможные конфликтные ситуации. Также, если в компании принято проводить обучающие мероприятия, например, для новых сотрудников, можно использовать удачные и неудачные разговоры из архива в качестве примеров.
Без фанатизма
Следует помнить о том, что избыток контроля всегда создает дискомфорт, провоцирует возмущение, что может снизить продуктивность труда и сделать компанию менее привлекательным работодателем. Даже добросовестному работнику неприятно, когда его история посещения сайтов, поисковые запросы и переписка становятся предметом мониторинга. Точно так же угнетает система, запоминающая каждую минуту опоздания на работу. Так что продвинутые технические средства — это лишь часть решения. Другой частью должна быть политика руководства компании, включающая формальные правила и допустимые отклонения. Важно понимать, оправдан ли контроль, насколько корректно он ведется и как адекватно руководитель интерпретирует полученную информацию и принимает меры. Например, не имеет смысла отчитывать и штрафовать сотрудников за пусть и регулярные, но небольшие опоздания, если для исполнения их обязанностей не критично важно присутствие на рабочем месте минута в минуту, следить за рабочим компьютером сотрудника, не имеющего доступа к ценной конфиденциальной информации и исправно исполняющего свои обязанности.
В конце концов, даже когда на предприятии необходима такая система безопасности и учета рабочего времени, необходимо вводить не только штрафы, но и поощрения — тогда средства контроля будут восприниматься добросовестными сотрудниками как способ доказать свое право на премию за идеальное соблюдение трудовой дисциплины или переработку.
Реалити-шоу
Если руководитель хочет контролировать, что происходит в соседнем кабинете офиса или чем занимаются сотрудники в его отсутствие, ему может помочь система IP-видеонаблюдения, которую нередко устанавливают из соображений безопасности. Получить доступ к изображению (и в зависимости от модели к звуку) с камеры можно через веб-браузер или смартфон. IP-камеры стоят недорого, но слежение можно устроить и с помощью обычной веб-камеры в комплекте со специальным (в том числе бесплатным) софтом.
Надзор «в поле»
Не каждый сотрудник работает в офисе, но это не значит, что его невозможно контролировать с помощью информационных технологий. Например, маршрут водителя можно отслеживать, установив в автомобиле GPS-маяк, перемещения курьеров и прочих выездных сотрудников — используя корпоративные мобильные телефоны и соответствующие услуги операторов связи.
Когда речь идет об учете рабочего времени фрилансеров, особенно в случае, если оговорена почасовая оплата труда, можно настоять на установке одного из приложений для учета продуктивно потраченного времени: Yaware, Tahometer, Motivate Clock. Таким образом, вы точно будете знать, сколько часов потратил работник на посещение сайтов и использование приложений, необходимых для выполнения поставленных задач.
Текст: Алексей Иванов
